Proč se nám tak často nedaří splnit za den dostatek úkolů, i když máme vše zapsáno v super diáři moleskine? Proč se nedokážeme prostě dát do práce i přes znalost všech zásad GTD? Proč nejsme večer spokojeni s množstvím práce, kterou jsme udělali, i když máme perfektně nastavený Outlook nebo Omnifocus, s možnostmi a funkcemi, o kterých se nám ještě před pár lety ani nesnilo?

Důvodů může být samozřejmě nepřeberně – strach, lenost, zvyk, vyčerpání, špatná atmosféra v týmu, neznalost priorit. Ale často může za naši nespokojenost fakt, že neznáme a nedokážeme aplikovat několik zásadních pravidel osobní efektivity.

Jsou to jednoduchá pravidla, které se opakovaně a v různých variacích objevují v nejdůležitějších knihách o time managementu. Ti, kteří dosahují mnoha vynikajících výsledků a řadí se mezi extrémně produktivní jedince (overachievers), je obvykle každodenně využívají, byť by je třeba na přímou otázku nedokázali jednoduše formulovat. Projeví se však v přístupu, se kterým plní tito lidé své nekonečné aktivity a úkoly.

Žádný systém, žádná nejnovější metoda time managementu a ani webová aplikace tato pravidla nenahradí. Může je pouze doplnit. Pojďme se bez dalších řečí podívat na to, která to jsou.

Na začátku je třeba začít. Nic víc.

Že nedokážeme začít, je často zásadní příčina toho, že nedokážeme nic udělat. Začátek je nejtěžší. Musíme při něm změnit fokus, změnit náladu, musíme začít přemýšlet o jiných věcech… a to je doprovázeno většinou nechutí. Ale již po pár minutách (nebo i sekundách), kdy se donutíme k započetí úkolu, vidíme, že nás daná aktivita baví více, než jsme si mysleli, že nás kdy bavit může. Zjistíme, že není tak neskutečně obtížná. Nepříjemný hovor? Vytočíme číslo, začneme hovořit…. najednou vidíme, že hovor není nezvládnutelný. Odkládaný email? Rozepišme pár vět, klidně od konce…a najednou vidíme, že máme odesláno.

Jak začít? Prostě začít. Udělat jakýkoli – třeba minimální krok. Spustit textový editor, vzít do ruky mobil… a zeptat se: jaký další minikrok udělat? Za chvíli pracujeme…

Není nic zbytečnějšího a méně efektivního než meditovat, jak „se mi nechce“ nebo jak „to bude těžké“.

Snažme se co nejvíce zkrátit dobu mezi „je třeba udělat“ a „pouštím se do toho“. Nemysleme na celý obtížný úkol, mysleme na další krok.

To nejdůležitější na první místo

Tato rada se opakuje v knihách o time managementu stále dokola. A to proto, že je naprosto zásadní. Udělat nejtěžší, nejnepříjemnější a nejdůležitější úkol jako první. O něco méně nepříjemný úkol jako druhý. A tak dále. Psychologických mechanismů, které zde působí, je spousta: do dalších úkolů se dáváme takřka s radostí, protože je vnímáme už jen jako snazší. Naše sebevědomí roste. Snadno se rozjedeme do vysokého tempa a efektivity (když jsem zvládl toto, co mě může zastavit). A hlavně: to, co je důležité, je už hotovo… i kdybych už dnes nic neudělal, už jsem udělal dost…

Doplněk této rady: pokud se objeví nepříjemná záležitost, kterou je třeba řešit, vyřešme ji ihned. Ne za pět minut. Hned. Ušetříme si pět minut strachu, nepříjemného očekávání, nechuti pustit se do práce. Kumulace těchto různých očekávání a nechutí totiž s sebou samozřejmě přináší i obecnou demotivaci a nechuť… pustit se vlastně do čehokoli.

Lakeinova otázka

Jeden z nesmrtelných klasiků time managementu, Alan Lakein, radí – kdykoli, když nevíte, co dělat dále, ptejte se: Jaké je právě teď to nejlepší využití mého času?

Je to univerzálně platná otázka. Povšimněme si – neptá se na to nejefektivnější, nejdůležitější, ale na nejlepší. To může znamenat v různých situacích různé věci – někdy je to odpočinout si, vypnout. Jindy zjistíme, že bychom měli vyvážit svou monotónní činnost jiným typem aktivity. Jindy se ptáme na to, co je nejdůležitější v dané oblasti práce, v projektu, v kontextu. Otázka je tolikrát jiná, v kolika různých náladách, projektech a prostředích se nacházíme.

Málo a často

Jiný z klasiků time managementu Mark Forster zdůrazňuje ve svých metodách přístup, podle kterého máme pracovat na důležitých úkolech málo a často. Není to však v rozporu s tím, že nejtěžší je začít? Není škoda ukončit úkol, když jsme v polovině a víme, že jej dokážeme brzy splnit?

K tomu nás samozřejmě autor nenabádá. Málo a často znamená, že dlouhodobým a důležitým úkolům bychom se měli věnovat – právě takto. Každý den něco udělat a pak práci klidně odložit. Proč? Důvodů je nesčetně:  Budujeme zvyk, který nám usnadní další aktivity. Víme‑li, že za chvíli můžeme skončit, snadno se začíná. K úkolu přistupujeme obvykle s čerstvou hlavou a nápady (nezabýváme se jím nekonečně). Úkolu se věnujeme v různých náladách a kontextech – to může velmi usnadnit jeho plnění. Hraje zde roli také efekt inkubace – mnohá řešení a vhledy se mentálně připravují v období, kdy se zabýváme něčím naprosto odlišným. Z historie vědy i umění víme, na kolik nápadů „přišli“ tvůrci ve sprše nebo na procházce…

Střídání různých kontextů nám usnadní řešení úkolů i jinak („Ještě že tě Jardo vidím, vzpomněl jsem si, právě začínám řešit…“). Paměť funguje mnohem lépe, pokud se učíme distribuovaně. Kreativita také. Pozornost také. To souvisí s pomalými, intuitivními mody myšlení, od kterých nemůžeme čekat vyřešení úkolu nebo kreativní nápady za 5 minut, a které jsou díky tomuto přístupu podporovány.

Sdružování úkolů

Vyznavači GTD (Get Things Done, česky Mít vše hotovo) toto pravidlo dobře znají a aplikují. Říká: dělejte podobné s podobným. To neplatí pouze u fyzických kontextů (domácí úklid, v kanceláři, probrat se šéfem), ale u jakýchkoli podobných aktivit. Sdružováním úkolů si ušetříte čas i energii – nemusíte se nutit do typu práce, který jste již jednou začali a v němž jste „nastartovaní“. Pokud se vám nechce telefonovat, ale donutíte se k prvnímu hovoru, daleko snadněji pak učiníte druhý hovor. Pokud už uklidíte první hromádku nepořádku, jistě ani druhá neodolá…

Limity všude a všem

Stanovení limitů je pro efektivní práci mimořádně důležité. Pokud pracujete s limitem, pracujete rychleji a lépe. Parkinsonův zákon říká, že práce má tendenci přesně vyplnit prostor, který jí dáme. Dáme‑li si na úkol deset minut, splníme ho za deset minut. Dáme‑li si na něj dvojnásobek času, hádejte, kolik minut budeme potřebovat?

Efektivitu časových limitů běžně využíváme pro spoustu situací – jako je standardní délka vyučovací hodiny, předem stanovená délka prezentace, předem stanovená délka rozhovoru či obchodní schůzky… Můžeme ji využívat i pro svou osobní efektivitu.

Pro konkrétní aplikaci této metody doporučuji nenápadný program, který odpočítává čas a je celou dobu viditelný (např. na okraji obrazovky). Pro práci mimo počítač lze využít klasické digitální či analogové „vajíčko“. Měli bychom mít kdykoli možnost jednoduše pohledem ověřit (bez přepínání oken a manipulace např. s telefonem), kolik času zhruba zbývá. S konkrétní podobou a délkami intervalů doporučuji experimentovat – osobní preference se různí.

Jiná forma limitů může mít podobu dost dobrého výsledku. V polovině úkolu se zeptejme: není už úkol dost dobrý? Nestačí takto? Pokud zjistíme, že další aktivita nebude znamenat PODSTATNÉ zlepšení kvality výsledku v TUTO DANOU CHVÍLI, pak úkol ukončíme. Nikdy mě nepřestane udivovat opakovaná snaha zbytečně řešit nepodstatný problém, když vím, že za hodinu přijde někdo, kdo jej vyřeší okamžitě. Nebo pokračovat v úkolu, když jsme natolik unaveni, že nemůžeme ničím novým přispět. Že občas někde budeme mít chybu? Je lepší oslovit deset potenciálních zákazníků s malou chybou v pravopise (které si většina z nich ani nevšimne), nebo poslat jeden dokonalý a skvěle formulovaný email jednomu zákazníkovi? Je lepší sníst trochu nedokonalý oběd a jít za odpolední prací, nebo perfektně precizovat přípravu oběda… až do večerních hodin?

Další formou limitů je – známý a obávaný – deadline. Zde doporučuji dvě pravidla:

• Méně je více. To znamená dávat si velmi malý počet termínů, pouze pro nejdůležitější aktivity. V jednu chvíli bychom neměli mít na mysli více než 2–3 deadliny. Někteří autoři radí vůbec si nedávat tzv. interní deadliny, tedy termíny, které nejsou stanovené a vyžadované druhou stranu (zákazníkem, nadřízeným). Já bych tak striktní nebyl, ale osvědčilo se mi následující pravidlo:
• Dávat si deadline až v průběhu projektu. Co je to za nesmysl, říkáte? Namítám: Proč selhávají naše interní termíny? Většinou proto, že jich máme moc (proto radím pouze 2–3 nejdůležitější deadliny v daný moment) a že neodhadneme množství práce, kterou projekt obsahuje. Kdy jsme schopni odhadnout množství práce lépe? Na začátku projektu, kdy s ním většinou nemáme ještě konkrétní zkušenost, nebo v jeho třetině či polovině, kdy už víme, kolik práce nás ještě čeká a jak rychle nám jde projekt od ruky…?

Mít toho hodně

Toto je asi nejméně intuitivní pravidlo: Není nic horšího než toho mít málo na práci.

Platí totiž: čím více toho máte, tím více toho uděláte.

Mějte pouze jeden nebo dva (ne úplně příjemné) úkoly za den. Zbytek můžete strávit pohodlným brouzdáním po internetu. Co uděláte? No jistě, odložíte, uděláte přece později. Pouze dva úkoly – to přece zvládnete za půl hodiny. A tak brouzdáte, blíží se večer a pro vás není nic obtížnějšího než konečně začít…

Srovnejte to se dnem, kdy máte úkolů hodně. Kdy naberete rychlost. Kdy se nemůžete zabývat podružnostmi, ale řešíte úkoly pragmaticky a efektivně, protože čekají další. A hlavně – kdy se vám snadno začínají další úkoly, protože prostě jste v tempu, jste rozehřátí, jedete na plný plyn.

Řešení? Snažte se toho mít pro danou chvíli dost v plánu a dostaňte se do tempa. Neztrácejte čas zbytečnými přestávkami, neúčelnými aktivitami, tlacháním s kolegy. To všechno si samozřejmě klidně užijte… ale AŽ POTÉ, co své úkoly dokončíte, až poté, co dvě tři hodiny plodně pracujete. Dělejte pouze krátké pauzy na obnovu sil, ale najděte si takové formy, pomocí kterých neztratíte tak obtížně získané tempo a energii.

Pokud toho máte málo na práci, raději počkejte, až toho budete mít dostatek, a místo toho si klidně odpočiňte, zajeďte na výlet či běžte na procházku. To myslím úplně vážně.

Rytmus, rutina, rovnováha

Jedním z největších pomocníků osobní efektivity je pravidelnost, rytmus, rutina. Nemusíte se nijak výrazně nutit do úklidu pracovní pošty, pokud tak činíte prostě po každém návratu z oběda. Nezapomenete napsat důležitý email, když máte zvyk vždy před odchodem z práce projet celý seznam úkolů.

Zkoušejte co nejvíce opakovaných aktivit učinit pravidelnými. Navázat je na konkrétní situace (příchod, odchod, místo, první věc, poslední věc). Vytvořte specifické dny a časy (pátek – kancelářský den pro drobné nedodělky, dopoledne – čas pro projekt A). Vytvořte si specifická místa – zde pouze telefonuji, do studovny chodím psát, zde pouze relaxuji. Zvyk usnadní plnění našich úkolů více než cokoli jiného.

Nezapomínejte také na rovnováhu, kterou můžete využít ve svůj prospěch – po dvouhodinovém psaní u počítače je tak příjemné jít se projít (a vyřídit pochůzky). Po náročném výletě je tak příjemné si prostě lehnout k monitoru (a pustit si vzdělávací pořady, které máme připraveny…).

Nehledejme motivaci – motivace si nás najde

Velkou pastí osobní efektivity je pocit: nechce se mi, jsem demotivovaný. Hledat motivaci před aktivitou je velmi často zbytečné nebo dokonce nemožné.

Motivace není naše „chuť do něčeho se pustit“. Motivace bývá až výsledkem našich aktivit. Je podpořena vztahy s druhými lidmi, dohodami, reálnými závazky, deadliny, očekáváními… ke kterým obvykle dochází až po započetí projektu, nikoli ve fázi snění o něm. Motivace je snahou pokračovat v rozdělané práci, která nás baví právě proto, že jsme s ní už začali (psychologové tento jev nazývají cirkulární motivací). To vysvětluje, proč – když už začneme nakupovat – dokážeme mnohem hůře odolat dalším nákupům… Jsme „v tom“. Motivace je také prožívané tempo, prožívaný úspěch z právě předchozího splněného úkolu – o čemž píšeme v předchozích odstavcích. Toho využijme.

Nehledejme motivaci, nastartujme ji svými aktivitami.

Problémem tedy není, pokud necítíme motivaci před projektem. Problémem je, pokud ji necítíme ani během jeho plnění či po jeho ukončení. Až tady je třeba začít si klást otázku, zda děláme to, co dělat máme, zda jsme na správném místě…ale to už není otázka time managementu.

Článek vyšel na webu Mít vše hotovo.