O tom, jak zvládnout nával elektronické pošty, se už píší docela tlusté knihy. Pěkná ironie – asi pro případ, že byste vedle stovek nevyřízených mailů chtěli číst ještě stovky stran pindů o produktivitě.

Všechno, co potřebujete k uklizené schránce a bezproblémové komunikaci s kolegy, šéfy, klienty i příbuznými, se ale dá shrnout do tří rad. Dopředu gratuluji k desítkám minut až hodině volného času denně navíc.

1. Rozdávejte úkoly jako náčelník

Občas mi vrtá hlavou, jak mohlo lidstvo přežít pravěk. To když si představím, že by naši předci komunikovali stejně neurčitě, jako když si dnes píšeme maily. Schválně, který kmen by trpěl podvýživou?

Kmen Potroublů

Náčelník: „V příloze vám posílám statistiku týkající se výskytu velkých savců v okolí jeskyně v posledních 24 hodinách.“
Havranpírko: „Nejde mi to otevřít. Nemůžeš to poslat v jiném formátu?“
(půl dne pauza)
Náčelník: „Tady to máš v PDF.“
Havranpírko: „Díky. Jestli tomu rozumím dobře, na protější straně údolí by mohl být mamut. Co s tím uděláme?“
(půl dne pauza)
Náčelník: „Už asi nic. Herdek, to mám hlad.“

Kmen Úderníků

Náčelník: „Na protější straně údolí se toulá mamut! Všichni muži oštěpy do ruky a za pět minut sraz před jeskyní! Ženy rozdělat oheň! Děti trhat rozmarýn a tymián!“
(půl dne vřavy)
Veveřice: „Teda, tak dobrou kýtu jsem dlouho nejedla.“

Zkrátka, chcete‑li s něčím pohnout, pište do každého mailu, co má kdo udělat a do kdy. A to samé vyžadujte od svých kolegů. Ideálně hned na začátek – a pak to zopakujte na konci. Pokud po nikom nic nechcete, napište to tam taky. Aby nad tím nemuseli přemýšlet.

A nebojte se úkolovat ani svého šéfa. Vždyť je docela normální chtít po něm podepsání formulářů, schválení návrhů nebo potvrzení dovolené. Netančete kolem toho, jako kdyby byl čínský císař. Bude rád, že mu šetříte čas a přemýšlení.

2. Buďte struční

Řada mých spolupracovníků si stanovila maximální počet vět, do kterých vtěsnají svou odpověď úplně na vše. Divili byste se, jak dobře jde prakticky všechno zestručnit. Všichni víme, jak je příjemné číst a vyřizovat krátké maily. Jdou totiž vždy rovnou k věci, bez omáčky. Pět vět, jako má tenhle odstavec, stačí skoro na všechno.

Ovládnete‑li sílu bodové komunikace, můžete ušetřit výrazně času při vyřizování e‑mailů.

Bodová komunikace

O svůj tip pro efektivnější e‑mailovou komunikaci se s námi podělil Dominik Dědiček, redaktor webu o produktivitě Mitvsehotovo.cz:

„S cílem odlehčit těžkopádné vnitrofiremní komunikaci a eliminovat výmluvy typu ‚mně o tom ale nikdo neřekl‘ vznikla před lety v jednom vydavatelském domě takzvaná bodová komunikace.

V zásadě se nejedná o vůbec nic složitého. Své požadavky/prosby/podněty zformulujete do odrážkového seznamu a zašlete druhé straně. Ta takto obdrží pomyslný seznam úkolů a při jeho vyřizování si může jednotlivé požadavky jednoduše odškrtávat. Oba tak mají jistotu, že se na nic nezapomene (a také potlačíte komunikační šumy na minimum).

Ale stejně jako kterýkoli jiný způsob komunikace i tato vyžaduje oboustrannou náklonnost. V případě, že narazíte na lenocha na druhé straně, budete mít alespoň důkaz, z něhož se s výmluvou ‚ale mně o tom nikdo neřekl‘ jen tak nevykroutí.

Ovládnete‑li sílu bodové komunikace, můžete ušetřit výrazně času při vyřizování e‑mailů. Ale pozor! Tento styl je silně návykový a ne vždy je vhodné po něm sáhnout.“

3. Vezměte do ruky koště

Necháváte v poštovní schránce u domovních dveří staré papírové dopisy? Nenecháváte, protože by se v tom po pár dnech nevyznalo ani čuně. Nehledě na to, že by z ní obálky lezly horem dolem.

Zajímavé je, že spousta jinak pořádkumilovných lidí má takovýhle nepořádek v elektronické poště. Trpělivě snáší kartáče od šéfa za to, že jim v tom čurbesu zapadly důležité zprávy, a podplácejí ajťáky čokoládami za to, že jim pravidelně navýší kapacitu toho augiášova chléva o pár megabajtů.

Všechno lze přitom vyřešit jednoduchým systémem třídění, navíc když s tím ochotně pomůžou všechny e‑mailové programy. Nejjednodušší je to v Gmailu. Pokud nějakou zprávu nemůžete označit hned, dejte jí hvězdičku – vše ostatní po vyřízení či přečtení odstraňte z Doručené pošty klepnutím na tlačítko „Archivovat“.

Ve schránce pak po přihlášení uvidíte jen pár nových zpráv plus pár starých, čekajících na vyřízení. Jakmile s některou z nich zatočíte, odstraňte hvězdičku a frnk s ním do archivu.

Podobně to funguje i v Outlooku a Thunderbirdu, s dvěma rozdíly. První je banální: místo hvězdiček tu jsou vlaječky. Druhý je závažnější: schránky mívají omezenou kapacitu, takže místo archivování smažte vše, co už nebudete nikdy potřebovat.

Zbytek přetáhněte do některé z podsložek Doručené pošty, takže si schránku příchozí pošty udržíte uklizenou. Stejně jako tu na papírovou poštu.

Nepošleš, nevrátí se

Naše komunikace díky e‑mailu jaksi „zdementněla“ a poloměr začarovaného kruhu se rok od roku povážlivě zmenšuje, zaznělo před časem na našem webu v článku E‑mailová demence. Jeho autor Jan Majer nabízí další tip, jak zefektivnit komunikaci:

„V poslední době se často zarazím v polovině první věty a rozepsanou zprávu rovnou smažu – to když třeba kolegům odpovídám nějakou vtipnou poznámkou na mail, k němuž ve skutečnosti není potřeba nic dodávat.

Abych udržel množství mailů na uzdě, snažím se zkrátka nekoledovat si zbytečně o další a další doručené zprávy. K tomu je potřeba i trocha sebekázně. Ne každá duchaplnost, co člověka napadne, musí do světa.“

Jaké e‑mailové zlozvyky rozčilují vás? A máte své vlastní triky, díky nimž zvládáte odrážet příval pošty?