Videosemináře: Učebna
Vyberte si své téma Předplatné
Foto: Thinkstock.com

Chvála neefektivní komunikace

Odpovídá vašim kolegům na emaily živý člověk, nebo naprogramovaný robot?

Lenka Nováková

Lenka Nováková

8. 11. 2012

Jednoho šedivého podzimního rána jsem po pár dnech vyšetřeného volna s pocitem sevřeného žaludku otevřela počítač. Co za průšvih mě zase čeká? Číslo oznamující počet mailů naskakovalo rychleji než čísla v loterii. 186 zpráv za tři dny. Hrůza!

Čtení emailů po ránu patří za normálních okolností k jednomu z mých rituálů. Zjišťuji si aktuální informace a stanovuji priority. Ve skutečnosti se ujišťuji, že svět je v pořádku a že já jsem taky v pořádku. Pokud tomu tak je, můžu se pustit v klidu do práce. Ale co když tomu tak není?

Kdyby tady tak byl můj bývalý šéf, profesor Nosek. Podle jeho filosofie by měl být každý zaměstnanec první den po dovolené hájený, měl by pracovat jen na půl plynu a po obědě jít domů, aby se jeho organismus dobře adaptoval. To říkal prosím pěkně v roce 1982. Počítače nebyly, maily nebyly a z dovolených se místo SMS a MMS posílaly barevné pohlednice.

Zírala jsem na seznam tučně svítících úkolů a žádostí a odhodlávala jsem se ke startu. Pohledem jsem skenovala odshora dolů (od nejčerstvějších k nejstarším), abych vyzobala priority: šéf, urgence, vykřičníky a státní instituce. Pokud jsem jen v kopii, bez lítosti mail přeskočím. Málo času a moc práce.

Emaily pro roboty

Pořád na mě ale svítí obrazovka plná úkolů. Vyplň, zařiď, pošli, udělej. Holé věty, stručné zadání. Copak jsem robot? Takhle se zachází s počítačem, ale já jsem lidská bytost a mám své emoce. Najednou jsem si uvědomila, že přímo fyzicky trpím kritickým nedostatkem ujištění, že je všechno v pořádku.

Proč mi všichni píšou v holých větách? Něco jsem udělala špatně nebo nedej bože neudělala vůbec? Už zase ten svíravý pocit v žaludku. Myšlenky se plaší, v hlavě temno. V tomhle stavu nic nevymyslím. Zoufale se snažím o nějaký pokrok a píšu kolegyni:

Jarmilo pls posli mi výsledy k pojektu Jahůdka ASAP. Dik. L.

Do toho další úkol. Všeho prý mám nechat a jít do zasedačky, je tam narychlo porada. Přestávám i dýchat. Něco jsem zavinila a nikdo mi to nechtěl říct předem.

Dobrý pocit z práce je emoce, která dává mému konání smysl, byť se týká jen běžné emailové korespondence.

Porada se nesla v přátelském duchu, vybírali jsme vánoční blahopřání. A jak byly příkazy v mailu stručné, tak byla souvětí mých kolegů košatá. Vlastně jsem byla za vyrušení vděčná: dozvěděla jsem se totiž jednu pro mě velmi důležitou věc. V naší kanceláři se nic nezměnilo. Jsem v bezpečí. Z paniky jsem vzlétla do bláznivého rozjaření. Já bláhová se bála, a přitom je svět tak báječný.

Na obrazovce monitoru zatím stále svítil důkaz mé nepozornosti. No jasně, zapomněla jsem to odeslat. Znovu jsem si četla, čemu jsem před půlhodinkou vdechla život. Co jsem to proboha stvořila? Jarmila je velký dříč. Každému pomůže, a kdo pomáhá jí? Já se tady rozčiluju, že dostávám zprávy jako pro roboty, a přitom píšu žádosti o NĚCO, pokyny, jak udělat NĚCO, a k nim jen řadím adresy. Hrůza.

Emaily pro lidi

10. listopadu 2018

Zvládání emocí v pěti krocích (seminář)

Radka Loja

Zastyděla jsem se a začala psát znovu, ale tentokrát email pro Jarmilu:

Ahoj Jarmilo, hlásím, že jsem zase ve službě. Prosím, mohla bys mi k projektu Jahůdka poslat výsledky za poslední dva týdny. Stačí mi to zítra odpoledne, potřebuji je pro výroční zprávu. Děkuji, Lenka
PS: Připojuji jeden obrázek z dovolené pro dobrou náladu. A jak se Ondráškovi líbí v první třídě?

Nevím, co by tomu řekli odborníci na time management, prásknu na sebe, že jsem při psaní nebyla příliš efektivní. Uvědomila jsem si totiž, že se mi při strategickém myšlení úplně vypnuly obvody pro porozumění ostatním. Abych si je v hlavě aktivovala, musela jsem se trochu zamyslet. Až potom mi došlo, že Jarmila už má prvňáčka. Promarnila jsem pár minut drahocenného času. A co jsem z toho měla? Velmi příjemný pocit!

Domů jsem sice nešla v poledne, jak by mi doporučoval prof. Nosek, ani odpoledne, jak velel zdravý rozum. Vracela jsem se až večer, a přesto s úsměvem.

Dobrý pocit z práce je emoce, která dává mému konání smysl, byť se týká jen běžné emailové korespondence. A tak jsem se zamýšlela i nad dalšími adresáty mých žádostí.

Začala jsem být se sebou spokojená. Za svoji investici do zájmu o člověka, se kterým vstupuji do dialogu – byť jen v mailu – jsem získala pocit virtuálního kontaktu s každým adresátem. Jestli se mi to vyplatilo?

Emaily od lidí

Ještě ten den jsem dostala od Jarmily odpověď:

Ahoj Lenko, děkuji za obrázek, úplně na mě dýchla dovolenková nálada. Ondráškovi se ve škole líbí, myslím, že jsme vybrali dobře. Trochu zápasíme s domácími úkoly, až je mi ho někdy líto. Snad se to poddá. V příloze máš ty tabulky. Jo a dneska buď na sebe opatrná, víš, že jsi první den v práci. Jarmila

A co jsem udělala já? Nejdřív nic, jen se prohloubila moje spokojenost. Cítila jsem pouto spřízněnosti a důvěry a uvědomovala jsem si, jak cenná  je to pro mne deviza v e-pracovním procesu. Psaní emailů pro lidi se mi vyplatilo a návdavkem se mi dostalo ještě pochopení, že první den v práci stojí za…

Využívejte celý web.

Předplatné

Až po chvilce jsem si uvědomila, že zahleděním se do sebe jsem opomněla jednu důležitou věc. Učili mě ji už od malička: „Když něco dostaneš, jak se říká?“ Napsala jsem tedy ještě jeden „zbytečný email“. Jarmile jsem za její práci poděkovala. Domů jsem sice nešla v poledne, jak by mi doporučoval prof. Nosek, ani odpoledne, jak velel zdravý rozum. Vracela jsem se až večer, a přesto s úsměvem.

Co že se to stalo za zázrak? Maličkost. Poznání, že budováním mezilidských vztahů v pracovním procesu, byť jen virtuálně po mailu, se zlidšťuje naše vzájemná komunikace a buduje se tolik potřebná důvěra. Tím se zvyšuje motivace si vzájemně vyhovět a vzrůstá pracovní pohoda.

Od té doby si všechny zprávy po sobě čtu dvakrát, abych si uvědomila, komu a proč je píšu.

Diskuse 0