Nestíháte? Nemáte na nic čas? Navštivte kurz time managementu čtvrté, páté, patnácté úrovně. Kupte si knihu o Parettovu pravidlu. Vyzkoušejte nový GTD systém. Používejte elektronický diář. Stáhněte si vychytanou aplikaci, která myslí za vás. – Také jste spadli do téhle pasti? Také hledáte recepty, jak na to, abyste toho stíhali víc? Abyste měli čas na sebe i na rodinu? Píšete si podle návodů seznamy, používáte různě barevné post‑it lístečky, máte ve svém chytrém telefonu ještě chytřejší poznámky? A pořád nic? Výborně. Pravý čas se zastavit.

Na úvod musím vysvětlit, že všechny zmíněné metody a pomůcky samy o sobě nechci kritizovat. V mém hledáčku je náš postoj k nim a k sobě. A protože s každým z vás teď nemohu hovořit zvlášť a pomoci mu najít a nastavit jeho vlastní nejlépe funkční systém, vyjádřím zde svůj trochu zobecněný pohled na naše nakládání s časem. A ať jsem ještě konkrétnější, na nakládání s časem mých přátel, kolegů a klientů.

Řada lidí v mém okolí – bez ohledu na pracovní postavení, pohlaví a rodinu – si čím dál více stěžuje na čas. V osobním i profesním životě mi kladou otázky, co dělají špatně, jaký mají začít používat systém, či tvrdí, že to či ono prostě stihnout nejde.

Vysledovala jsem u nich zhruba tento model:

• Opakující se myšlenky a posléze i verbální popis stavu: „Nestíhám.“
• Snaha o diagnostiku: „Co dělám špatně? Hm, asi trpím prokrastinací (nemám silnou vůli apod…).“
• Hledání řešení: „Koupím si knihu Jak skoncovat s prokrastinací. Půjdu na školení o time managementu. Stáhnu si chytrou aplikaci a od pondělí začnu používat elektronický kalendář.“

Je pondělí a myšlenkový kolotoč graduje: „Mám před sebou spoustu práce. Vůbec se mi do ní nechce. Knihy jsem přečetl/a. Něco z toho dává smysl, ale v reálu to dodržovat nejde. Nebo s těmi pravidly začnu, až se to trochu uklidní a budu na to mít víc času. Kurz byl zajímavý. No jo, ale jim se to mluví. A ta stažená aplikace je úplně k ničemu. Jak to, že nic z toho nefunguje? Jé, hele, tady je článek o nějaké nové metodě…“

Bum, a hodina, den, týden je v tahu. Práce neudělaná, pocity frustrující, chuť minimální. Uběhnou měsíce a osoba z příkladu si na stav marnosti začne přivykat: „Doba je holt uspěchaná. Stresem dnes trpí všichni. Občas si postěžuju, na chvíli se mi uleví a ten kámen v břiše, sotva zazvoní telefon, zkusím potlačit. Hlavně aby už byl víkend a já mohl/a zahodit diář.“

Kudy z pasti

Poznáváte se v tom? Možná je to extrémní případ, ale reálný. Past dle mého spočívá ve snaze najít příčinu problému venku. A vlastně je schovaná ještě hlouběji. Už v myšlence: Mám problém a musím ho řešit. Velmi snadno tak sklouzneme k diagnózám a k hledání návodů, receptů a rad, až zapomeneme ta nalezená řešení využívat a aplikovat. Má‑li někdo zálibu v analýzách (tak jako já), je v ještě větším ohrožení, že se bude plácat na místě.

Můj návod, jak se z pasti vymanit, je celkem prostý.

Soustřeďte se na to, co funguje

Místo vyjmenovávání, co nestíháte, vyjmenujte všechno, co stíháte. Všechno. Včetně koukání na televizi, courání po obchodech, sledování přátel na sociálních sítích. Všechno. Vidíte, co všechno stíháte?

Místo snahy o diagnózu a hledání příčin (Proč zrovna já jsem takový lenoch?) hledejte ty střípky, které už umíte či zvládáte. Ptejte se:

• „Kdy jsem měl/a dobrý pocit z odvedené práce?“
• „Co ho způsobilo? Byla to kvantita, nebo kvalita?“
• „Jaká byla moje organizace? Nechal/a jsem to jen tak plynout, nebo jsem měl/a záchytné body?“
• „Měl/a jsem seznam jako na nákup, nebo změť hesel napsaných různě na papíře?“

Hledejte, co je vám nejpřirozenější. Vzpomínejte na situace, kdy s časem nakládáte bez pochybností. Většinou jsou to záležitosti blízké vašim hodnotám – vyvenčit psa, vyzvednout děti, uvařit pro manžela, jet na golf.

• Je vám blízká elektronika? Používejte on‑line kalendář.
• Jste rádi, že váš telefon umí volat a psát SMS? Používejte papír a tužku.
• Ztrácíte pořád všechny ty malé lístečky? Vylepte si na stěnu velký flipchartový papír, ten jen tak nezašantročíte.

Než začnete hladově sahat po všech dostupných metodách plánování, zjistěte nejdříve svoje dovednosti. Nové brusle si také vyberete ty, které sedí vaší velikosti (když ji znáte), a ne ty, které jsou sice úžasně barevné, ale o 3 čísla větší.

Zaměřte se na své hodnoty

Než začnete v náhlém přívalu optimismu a energie sepisovat seznamy úkolů a plánu, sepište si svých osm nejdůležitějších hodnot. Nebo si je připomeňte, znáte‑li je dobře.

• Sepište si seznam věcí, které chcete udělat.
• U každé položky, u které se kroutíte jako žížala, už jen když ji píšete, si položte otázky: „Kolik času to může zabrat? Co mi to přinese? Proč to chci dělat?“

Při odpovídání zkuste být trpěliví a snažte se vyvarovat obecností typu hodně, nic nebo musím. Pokud jste si tento úkol na seznam napsali, pravděpodobně ho chcete splnit. Otázka je proč a jakou hodnotu tím naplníte.

Například při vedení vzdělávací instituce často „musím“ vytvářet směrnice a obecně se zabývat „papírováním“, které nesnáším. Musím to dělat? Proč? Primární je pro mě bezpečný a bezproblémový chod. Dle systému, ve kterém pracuji, jsou směrnice na jednom z prvních míst. Pokud jsou ok, nemám problémy s kontrolami. Pokud nejsou v pořádku, dostanu pokutu a nebudu mít klid. Další mojí hodnotou je klid. Výsledek? Dál neřeším, naplánuji tvorbu směrnic. Na první pohled „musím“, na druhý se svobodně rozhoduji, že je chci udělat, protože tím naplním své dvě důležité hodnoty.

• Kontrolujte, zda úkoly nejsou v rozporu s vašimi hodnotami. Pokud jsou, je na zváženou, jak se na seznamu ocitly. Samozřejmě může nastat situace, že jste úkolováni zvenku do takové míry, že máte opravdu pocit, že to nemůžete stihnout. I to je myšlenková past. Stačí připustit, že máte možnost volby. A podvědomě se ta volba bude řídit zase jen vašimi hodnotami.

Pro příklad: Slíbili jste strávit čas s rodinou, vzít děti na výlet, péct buřty – to je to, co chcete. Šéf vám dá nečekaný úkol. Je vám jasné, že zabere spoustu času a chcete‑li ho splnit, musíte odvolat výlet. Co teď? První otázka je, která hodnota v tuto chvíli hraje prim? Např. rodina. Znamená to odmítnout šéfa? Ne nutně. Co se stane, když ho odmítnu? Vyhodí mě? Sebere mi prémie? Moje rodina utrpí víc, než když odvolám víkend.

Co se stane, splním‑li úkol? Povýší mě? Dostanu odměnu? A posílí to v této situaci mou rodinu? Nebo ji má nepřítomnost zasáhne víc než nepřítomnost peněz? Dejme tomu, že se rozhodnete úkol splnit a výlet odložíte. To však neznamená, že nemáte čas na rodinu! To znamená, že jste učinili volbu. Zvážili jste dopad, vyhodnotili co nejreálněji časové a fyzické možnosti (na dvou místech být nelze) a rozhodli jste si investovat svůj čas do plnění úkolu pro šéfa.

Na první pohled se tento proces může zdát zdlouhavý. Není. Je to jen myšlenkový proces, který je nutné si osvojit. Pamatuji se, že v autoškole mi také přišlo nemožné sledovat provoz, kroutit volantem, šlapat na pedály, řadit a nedej bože u toho i mluvit. Chce to jen trénink.

Místo slov nestíhám, to nejde a nemám čas začněte používat stíhám tohle, rozhoduji se takto, mám čas na toto.

A klidně si zajděte na školení o time managementu. A přečtěte si Parettovo pravidlo, protože je podle mě velmi užitečné. Ale co považuji za nejdůležitější: Uvědomte si, že si vědomě volíte.