Zažili jsme to všichni. Úkoly se kupí. Jejich seznam bobtná do tak deprimující délky, že se na něj raději ani nepodíváme. Máme nepříjemné pocity. Proto se do úkolů nepustíme. Říkáme tomu moderně prokrastinace. Jako by odborný pojem tak trochu omlouval to, co se za ním skrývá. V důsledku prostě neuděláme to, co je třeba udělat, a cítíme se čím dál hůř.
Jestliže v nás samotný pohled na seznam úkolů vyvolává úzkost a nepříjemné pocity (z toho, že zase nestíháme, že hrozí spousta nepříjemností a důsledků, ke kterým to povede, že naše předsevzetí a dobrá vůle něčeho dosáhnout přichází zase vniveč…), co teprve když se zamyslíme nad jednotlivými úkoly… Celá plejáda strachu a obav:
- Tohle mi bude trvat minimálně půlden.
- Tady vůbec nevím, jak začít.
- Tak to mě nebude bavit.
- Tam cítím konflikt, ten bude naštvaný…
- Zase se budu cítit pod psa, jako vždy v situaci, kdy…
- Co když to špatně dopadne? Co když to nezvládnu? Co budu dělat?
- A co když to dopadne dobře? Jak pak budu pokračovat? To by mě pak čekaly ještě mnohem těžší úkoly…
U mnohých lidí se takové odkládání úkolů stává smutnou součástí jejich každodenního života. Chronická prokrastinace je závažný problém. Nelze ji řešit dobře míněnými radami typu Ale no tak si přece poruč. Takové rady často stav ještě zhorší, protože nepomohou, a my se cítíme ještě hůře: vždyť nezvládneme ani toto – prostě si poručit. Zase jsme selhali. A tento pocit k chuti pustit se do obtížného úkolu většinou nepomůže.
Situace chronických prokrastinátorů není jednoduchá. Dostávají se do začarovaného kruhu, v němž už nelze odlišit příčinu a následek. Příčina se stává následkem a následek posiluje původní příčinu.
Nedáme se do práce, tím se zvýší náš špatný pocit sama ze sebe. Zvýší se stres, který pociťujeme. Možná cítíme ještě větší úzkost a strach, že to nezvládneme. To ještě snižuje pravděpodobnost, že se pustíme – byť do jednoduchého – úkolu. Nepustíme se do ničeho. Náš pocit se následně ještě zhorší, sebevědomí klesne, stres stoupá… Jdeme do další otáčky sestupné spirály.
Spirála prokrastinace a spirála produktivity
Jak přetnout tento začarovaný kruh prokrastinace? Především je dobré zamyslet se nad spirálou, která je opakem prokrastinace. Můžeme ji nazvat spirálou produktivity:
Jak se tato spirála liší od prokrastinace? Především tím, že se do odkládaných a obávaných úkolů nakonec pustíme. I když víme, že nemusí dopadnout na sto procent (ale víme, že i padesát procent je lepších než se nepustit do úkolu vůbec a v duchu se vymlouvat, že jsme jenom neměli čas nebo chuť a že kdybychom je měli, jistě bychom úkol splnili na 110 %… co na 110… na 150!).
Pustíme se do úkolu, splníme jej a někam se posuneme. To zlepší naší náladu, dobrý pocit sama ze sebe. Zjistíme, že i když úkol není příjemný, dá se vydržet. Když vidíme, že úkol vedl k hodnotnému výsledku, když vidíme za sebou posun, zlepší to náš pocit ještě více. I když to byl úkol drobný, zlepší to náš pocit z vykonané práce. Zvýší to naše sebevědomí. Chuť pustit se do obtížnějších úkolů roste.
Postupně se tak posouvá i naše přemýšlení o úkolech a o tom, jak je vybírat: Zjistíme, že za kritérium k výběru úkolů (a pouštění se do nich) bychom neměli považovat očekávanou příjemnost aktivity. Rozhodujícím by nemělo být, zda vidím úkol jako těžký či zda během jeho plnění může dojít k obtížím. Rozhodujícím by neměl být ani pocit, který mám teď a tady, když o úkolu přemýšlím. Základní otázkou k výběru aktivit by mělo být, zda jsou důležité, co mi přinesou, jak posunou daný projekt, jak přispějí ke společnému dílu, jak pomohou ostatním.
Psychologickým paradoxem totiž je, že jsou to právě úkoly, které vnímáme jako nepříjemné (protože jsou pro nás obtížné), které poté, co je vykonáme, nejvíce zlepší naší náladu. Razantně zvýší náš dobrý pocit sama ze sebe a z vlastní užitečnosti. Takové úkoly vedou k přesvědčení, že zvládneme i další, ještě obtížnější úkoly. Snáz se nám potom do těchto dalších úkolů vstupuje. Sebevědomí roste. Spirála je uzavřena.
Jak můžeme bojovat s prokrastinací?
Svůj boj s prokrastinací můžeme začít na jakémkoli bodě spirály. Abych lépe demonstroval, že uvedené schéma je opravdu spirálou, do které můžeme vstoupit kdekoli, začnu schválně odzadu:
1. Výsledky
Udělejte cokoli, abyste získali jakýkoli, třeba malý a zdánlivě nepodstatný výsledek. Ten zpětně zlepší vaší náladu, dobrý pocit a připravenost pustit se do obtížnějších úkolů:
- Pusťte se třeba do lehkého úkolu, ale pusťte se do něčeho. Nevybírejte podle příjemnosti, ale podle důležitosti. Vyberte něco snadného, ale pořád důležitého.
- Rozmělněte stávající obtížný úkol. Místo „Psát bakalářku“ si zapište úkol Napsat prvních 1000 znaků bakalářky – jakkoli kvalitních nebo Psát bakalářku 10 minut. Tyto zdánlivě minimální úkoly vám mohou pomoci dobrat se k prvním výsledků a rozpohybovat váš psychický stroj motivace a chuti do práce.
- Hledejte prostředí, které ulehčí vstup do vašich úkolů. Potřebujete‑li studovat, jděte do knihovny. Nudné emaily možná nejlépe vyřídíte v kavárně, na pozadí běžného ruchu s dobrou kávou před sebou. Cizojazyčná slovíčka si pusťte do sluchátek při procházce přírodou. Pro obtížnou kreativní práci si najděte zcela nerušený koutek v domácnosti, atd.
- Využijte druhých lidí. Domluvte se s kolegou, že budete pracovat na úkolu společně. Domluvte se se spolužákem, že si denně vždy ve 20:00 pošlete minimálně 2000 nových znaků diplomky, které každý den napíšete…
Vymýšlejte další triky a tipy k uvedení vašeho psychického stroje do pohybu. Známe to z fyziky. Jakmile se těleso jednou pohybuje, je energie nutná na udržování tohoto pohybu nesrovnatelně menší než na samotný rozjezd. V psychologii platí totéž. Důležité je rozjet se. Na to se soustřeďme. Není pravda, že to pořád bude tak obtížné a bude se nám stále tak málo chtít do práce. Až se rozjedete, uvidíte, že se vše zdá snazší, lehčí, ne tak obtížné.
2. Pocity
Můžeme hledat metody a tipy, jak snížit negativitu pocitů, jak zvýšit jejich pozitivitu, jak se nesoustředit na negativní aspekty úkolů, jak se naučit akceptovat negativní pocity, strach… a vstoupit do úkolu i přesto. Následující tipy vám mohou být k užitku.
a. Všímejte si cest, které zlepší vaši chuť (sníží nechuť) pustit se do práce
Mohou to být:
- Drobné aktivity, které navodí pracovní náladu a pocit rozjetí (projít se, opláchnout si obličej studenou vodou, dát si kávu, vykonat jednoduchý manuální úkol – umýt hrnek nebo si uklidit stůl).
- Osvědčené strategie, které zlepší naši chuť do práce – zavolat kamarádce, jít cestou do práce pěšky a promyslet si vše, co mě čeká, o víkendu úplně vypnout, zajít na masáž, jíst jen lehký oběd, připomenout si své dosavadní úspěchy, těžké telefonáty řešit v open‑space mezi ostatními kolegy, kdy cítím pospolitost (nebo naopak). Každý má svůj odlišný styl, hledejme, co nám pomáhá.
- Každodenní rutiny (relaxace, jóga, cvičení, četba oblíbené knížky).
Pozor! Hledejte takové metody, které zlepší vaši chuť pustit se do práce a do nepříjemných či odkládaných úkolů. Nehovořím o způsobech, jak si zvednout náladu jako takovou. Takové triky jsou často kontraproduktivní. Někteří lidé si zvednou náladu (dají si cigaretku, postěžují si kolegyni), mají hned o něco lepší pocit, a takto uklidněni… jdou dělat cokoli jiného, jenom ne užitečnou práci.
Naším úkolem tedy není zlepšit si náladu za každou cenu. Naším úkolem je pustit se do našich úkolů! A náladu si zvednou často až tím, že jsme to dokázali a že za sebou vidíme kus práce.
b. Odpočívejme a měňme aktivity
Naše nechuť pustit se do práce je často způsobena našim vyčerpáním, únavou nebo jednostrannou činností. Pokud už jsme odpověděli na deset emailů, do jedenáctého se nám už opravdu nechce. Měňme proto často naši činnost a dělejme si opravdové přestávky. Přestávku je třeba udělat daleko dříve, než se dostaví první známky únavy. Už po hodině práce, nikoli až po úmorném dopoledni. Tak si zachováme dostatek sil po dobu celého pracovního dne.
Pravidelná každodenní doba odpočinku není mimořádný luxus, ale záruka dobré pracovní výkonnosti pro následující dny. Takový odpočinek by měl být alespoň zčásti v kontrastu k tomu, co je vaší hlavní pracovní činností. Pokud celý den stojíte, odpočívejte klidně vleže. Pokud celý den sedíte, je dobré alespoň část odpočinku strávit pohybem. Pokud celý den trávíte u počítače, není vhodným odpočinkem hraní počítačových her. Mozek musí relaxovat, ne zatěžovat stejné oblasti, které již jsou vyčerpány prací.
c. Buďte citliví ke svým náladám a dobám dne
Každý má svůj optimální cyklus a optimální doby dne pro různé aktivity. U sebe jsem například vypozoroval, že kreativní práci (například psaní článků) mohu dělat kdykoli – i večer, ale úkoly, které pro mě nejsou příliš tvořivé (editace článků a opravy chyb, úklid a organizování souborů apod.), mně večer nejdou. Musím je zařadit spíše na odpoledne. Někdo jiný by mohl mít přesně opačnou zkušenost – když je večer vyčerpaný, spíše zvládne rutinní nekreativní úkol. Hledejme tyto nejvhodnější doby pro různé typy aktivit. Pustit se do obtížného úkolu pak bude jednodušší.
Naše proměnlivá nálada není vždy pouze něco, co nám musí bránit dát se do práce. Je možné, že se jeden den probudíme s náladou vše uklidit. Pokud je úklid mezi úkoly, které máme stejně v budoucnu v plánu, proč se nedat do práce?
Jindy nám uprostřed rozdělaného úkolu přijde inspirace pro úplně jiný, obtížný úkol, který musíme vykonat a o kterém víme, že se do něj jen těžko nutíme. V takovém případě určitě není chybou vše přerušit a dát se do tohoto úkolu – máme inspiraci, máme chuť, práce nám půjde od ruky, proč to nevyužít!
d. Seběhnout ze schodů dolů…
Jedno z nejdůležitějších pravidel produktivity zní: začněme tím nejdůležitějším. Naše výkonnost během dne postupně klesá, proto zařaďme to nejdůležitější na samotný začátek. Začněme nejdůležitějším projektem či několika nejdůležitějšími úkoly. Teprve poté začněme kontrolovat emaily a obcházet kolegyně s nejnovějšími zprávami dne.
Důvodů pro toto opatření je více:
- Máme velmi dobrý pocit, že to nejtěžší už máme za sebou. Tento pocit nám umožní pustit se i do ostatních úkolů.
- I kdybychom už nic během dne neudělali, můžeme mít jistotu, že jsme něco důležitého vykonali.
- Psychologicky vlastně jdeme z kopce dolů (od náročných, obtížných, důležitých aktivit k méně náročným, zábavnějším, snazším). Jít z kopce je vždycky snazší než se drápat nahoru – to ví asi každý.
- Ráno se nám do obtížného úkolu bude chtít přece jen o něco více, než když se do něj budeme chtít dát vyčerpaní odpoledne…
Zařaďme to důležité na začátek dne. Nevyčerpejme svou obnovenou dopolední energii na rutinní aktivity a nekonečné schůze. Dopoledne pracujme. Setkáním a méně obtížným aktivitám věnujme druhou polovinu dne.
Pro schopnost zvládnout naši prokrastinaci a zvýšit naší produktivitu se ukazuje jako zcela zásadní také naše ochota vstoupit do nepříjemného. Zásadní je náš postoj k našemu strachu a nechuti, kterou cítíme, když přehlédneme svůj seznam úkolů. Jedná se o třetí bod naší spirály produktivity: Prokrastinace – postupy, které fungují
